Circulair aanbesteden
Ervaringen van Antea Group met circulair aanbesteden bij onder andere de gemeenten Delft, Woerden, Groningen, Haarlem, Almere, Lansingerland hebben geresulteerd in een aantal concrete tips. Deze tips hebben we gebundeld en graag delen we deze met iedereen die een aanbesteding meer circulair wil maken.
Er zijn al veel verschillende werkwijzen gepubliceerd waarin staat hoe je circulaire doelen in aanbestedingen kunt opnemen. De bekendste is de ‘Aanpak Duurzaam GWW’. Hierin is onder meer beschreven hoe je met een Omgevingswijzer en Ambitieweb focus aanbrengt in de duurzaamheidsthema’s. Een goede uitvraag zorgt ervoor dat marktpartijen ruimte krijgen om de doelstellingen nog verder te concretiseren. In dit artikel delen we enkele concrete tips en aandachtpunten. Aanvullend op alle aanbevelingen van de verschillende leidraden kun je met deze tips een succes maken van jouw circulaire aanbesteding.
Aansluiten op beleidsdoelstelling van aanbesteden
Tussen de visie en wensen van beleidsmakers en de uitvoerbaarheid van circulaire maatregelen is een grote afstand te overbruggen. Veelal zijn beleidswensen onvoldoende vertaald naar het inkoopproces en het aanbestedingsbeleid. Binnen de aanbestedende dienst zal hier het gesprek over aangegaan moeten worden tussen projectleider, beleidsmaker, beheerder en inkoper. Onze ervaring bij de gemeente Almere heeft geleerd dat dit draagvlak binnen de gemeentelijke organisatie belangrijk is. Hoe concreter de wensen en verwachtingen zijn uitgewerkt, hoe effectiever hier op gestuurd kan worden. Projectleiders krijgen zo een belangrijke rol in het concretiseren van de beleidsdoeltellingen die onder meer vastgelegd zijn in de omgevingsvisie of het omgevingsplan.
Richt je op de grootste CO2-bron(nen)
Voor het opnemen van circulariteit in het project is het van belang om inzichtelijk te hebben waar de grootste meerwaarde te behalen is. Dat kan beoordeeld worden op basis van CO2-uitstoot, een materialenpaspoort of een Milieu Kosten Indicator (MKI-)berekening. Er kan bijvoorbeeld gekozen worden voor het minimaliseren van CO2 voor vervoer en materieel, zoals de gemeente Groningen in een aanbesteding voor vernieuwing van verharding heeft gedaan.
Het is vanwege efficiëntie veelal (nog) niet mogelijk om alle materialen circulair te krijgen, dus zal worden begonnen bij de grootste bijdragers. Uit de MKI-berekeningen van verschillende projecten is gebleken dat het merendeel van de CO2-uitstoot wordt veroorzaakt door een gering aantal materialen: staal, beton en asfalt. De gemeente Haarlem heeft daarom besloten om samen met ons te starten met een beperkt aantal geselecteerde grondstoffen. We richten ons op de grondstoffen waar de meeste impact te realiseren is.
Laat verwachtingen aansluiten op wat voor de markt haalbaar is
Soms kun je als aanbesteder niet goed inschatten wat je kunt vragen van de inschrijvers ten aanzien van je ambities. Een marktconsultatie is dan een nuttige tussenstap. Zo voorkom je dat de aanbesteding buitenproportioneel veel inspanning vraagt of niet aansluit op wat de inschrijvers kunnen waarmaken. Soms is de vraag aan de inschrijvers eigenlijk te groot of te complex om tijdens een reguliere aanbestedingsprocedure te vragen. Pas dan een aanbestedingsprocedure toe waar een dialoog of onderhandeling mogelijk is. Of kies voor een bouwteam of andere tweefase- aanbesteding waarbij de uitwerking samen met de aannemer opgepakt wordt. Zorg in ieder geval dat je in gesprek bent met de markt.
Daag inschrijvers uit, maar wees realistisch
Zodra inschrijvers met weinig extra inspanning kunnen voldoen aan de circulaire eisen en gunningscriteria, is er veelal geen onderscheidend vermogen. De effectiviteit van de circulaire invulling zal daarmee gering zijn. Als de inschrijvers onrealistisch hoge ambities moeten invullen, dan is er echter ook geen onderscheidend vermogen. Die balans vraagt daarom om kennis van zowel circulariteit als technische kennis. Betrek een adviseur bij de aanbesteding met kennis van de markt.
Professional in de openbare ruimte? Dan lees je Stadswerk Magazine!
Vaak wordt gedacht dat het binnen een RAW-bestek niet goed mogelijk is om invulling te geven aan circulaire maatregelen, maar er zijn zeker geschikte manieren. Bij de aanbesteding van de gemeente Delft voor een raamovereenkomst ten behoeve van het onderhoud aan bruggen en kades zijn inschrijvers uitgedaagd om zelf circulaire RAW-posten uit te werken die vervolgens opgenomen worden als bestekspost. De maatregelen zijn gericht op de ambities van de gemeente in het project. De inschrijvers konden hier zelf een uitdagende ambitie formuleren.
Beoordeel inschrijvingen objectief
In een aanbestedingsprocedure moeten inschrijvingen op dezelfde wijze beoordeeld worden. Deze beoordelingswijze moet ook vooraf bekend gemaakt zijn. Hoe concreter en objectiever de methode is, hoe beter. Een voorbeeld is het delen van een MKI-berekening van het gemaakte referentieontwerp en vervolgens de inschrijvers uit te dagen het ontwerp en de MKI-waarde verder te optimaliseren. Een tweede voorbeeld is het vragen van een materialenpaspoort waarbij de beoordeling plaatsvindt van de verhouding tussen her te gebruiken materialen en nieuwe materialen. Een derde voorbeeld is het belasten van CO2 binnen het project. Bij het gebruik van een MKI-waarde, verhoudingen of CO2-belasting als gunningscriterium is het belangrijk om vooraf te bedenken hoe je de inschrijvingen gaat verifiëren. Verifieer je zelf of is dit aan de inschrijver? Welke bronnen zijn betrouwbaar? Aan welke uitgangspunten moeten de inschrijvers zich houden? Welke waarden zijn realistisch? Hoe voorkom je discussies met de inschrijvers? Betrek bij dergelijke gunningscriteria dan ook altijd een ervaren adviseur.
Ga met beheerders in overleg
Als materialen hergebruikt worden, is het van belang om op te nemen aan welke eisen de hergebruikte materialen moeten voldoen. Een goede afstemming met beheerders is nodig zodat de maatregel geaccepteerd wordt. Voor hergebruikte materialen of nieuwe circulaire materialen zijn meestal geen productcertificaten beschikbaar. Dit kan bij oplevering voor discussie zorgen vanwege de aantoonbaarheid. Het gebruik van een TRL (Technology Readiness Level) per object kan discussies voorkomen.
De gevolgen van circulaire gunningscriteria ten opzichte van overige eisen, randvoorwaarden en wensen dienen ook helder te zijn. Het is mogelijk dat een inschrijver een oplossing bedenkt die voor de aanbesteder niet wenselijk is. Zo hebben wij bij een aanbesteding van de vernieuwing van een ontsluitingsweg van een industriegebied in de regio Amsterdam gevraagd deze weg met een zo laag mogelijke Milieu Kosten Indicator (MKI)-waarde te realiseren. Dit heeft ertoe geleid dat een inschrijver besloten heeft om het bestaande EPS (‘piepschuim’) niet te vervangen door nieuw EPS, maar dit te laten zitten. Dit was niet de verwachting van de wegbeheerder. Deze wegbeheerder had hierdoor zorg over de te behalen levensduur van de weg. Het is zaak om vooraf na te gaan welke randvoorwaarden gesteld worden aan circulaire oplossingen. Dit geeft tevens inzicht in aandachtspunten voor een objectieve beoordeling van gunningscriteria.
Het kan voor inschrijvers soms lastig zijn om garanties af te geven op innovatieve producten. Kijk daarom kritisch welke garanties nodig zijn volgens de beheerder en welke haalbaar zijn voor de inschrijver. De gemeente Lansingerland heeft bijvoorbeeld in een bestek biobased elementenverharding voorgeschreven. Op dat moment waren er echter nog geen productcertificaten met de levensduur voor die elementen beschikbaar. Wij hebben verschillende leveranciers gebeld en wisten dat de productcertificaten bijna beschikbaar waren. De gemeente heeft toen in het bestek de eisen aan het productcertificaat aangepast en het risico netjes verdeeld.
Maak de aanbieding realiseerbaar
Voorkom dat een inschrijving die de beste score oplevert toch niet wordt gerealiseerd. Het gebeurt wel eens dat een aanbieding heel goed scoort in het beoordelingsmodel, maar dat de oplossingen in de aanbieding voor de opdrachtgever niet wenselijk zijn. Formuleer de gunningscriteria zo, dat inschrijvers daadwerkelijk een meerwaarde aanbieden die geaccepteerd wordt door de aanbestedende organisatie.
Mooi als er veel circulaire invulling gegeven kan worden binnen een aanbesteding, maar denk tijdens het opstellen van het contract al na over de uitvoering: welke gegevens dienen vastgelegd dienen te worden? Wat zijn de gevolgen als er onvoldoende invulling aan gegeven wordt? Kun je nieuwe typen gegevens vastleggen in het gemeentelijk beheersysteem? Vraag eens een adviseur of er gaten of onduidelijkheden in de uitvraag zitten.
Laat circulaire gunningscriteria vaker terugkeren
Door als aanbesteder de circulaire gunningscriteria vaker terug te laten keren, zal de markt meer bereid zijn om te investeren. Hiermee wordt niet alleen jouw eigen ambitie gerealiseerd, maar levert het innovaties op die breder in de markt gezet kunnen worden. Een betrouwbare overheidspartner is een stimulans voor investeringen als die ook echt worden afgenomen. Sluit daarom aan bij beleidsdocumenten zoals een omgevingsplan, een strategisch plan en organisatieambities. Deel de resultaten en bouw voort op successen. In onze projecten willen wij graag een concrete en meetbare bijdrage leveren aan de ambities van de betreffende overheid én voldoende ruimte bieden aan marktpartijen. In de meeste gevallen is het overleggen met andere afdelingen en met de markt voldoende om veel problemen te voorkomen. We hopen dat we, door het delen van onze tips en ervaringen, een bijdrage leveren aan gezamenlijk leren en meer circulaire aanbestedingen.
Van onze partner, Stadswerk Magazine (nummer 1, 2021). Tekst: Monique van Alphen, Arjan Visser, Antal Hartman; Antea Group
