Uit het jaarlijkse onderzoek van Bouwend Nederland blijkt dat er vooruitgang zit in duurzaam inkopen. Maar het gaat traag en er is een grote groep achterblijvers. Wat is nodig om dit te verbeteren?
Vaak wordt gedacht dat met meer motivering, goede voorbeelden en handleidingen het wel goed komt met het duurzaam en circulair aanbesteden. Dat is niet onbelangrijk, maar volgens onderzoek voor de Alliantie Cirkelregio Utrecht en Provincie Utrecht niet het belangrijkste. Het ligt ook niet aan onwil van de organisaties of hun medewerkers. Iedereen wil meer duurzaamheid, maar dat is niet voldoende om de vaart erin te krijgen.
Kwetsbare inkooporganisaties
Het punt is vooral dat veel inkooporganisaties kwetsbaar blijken. Vaak is er maar één inkoopadviseur; soms twee of drie als de organisatie wat groter is. Het verloop is bovendien groot: 50 procent van de inkoopmedewerkers werkt twee jaar of korter bij dezelfde inkopende organisatie. Daardoor moet men zich eerst de organisatie eigen maken. Het (weer) op orde krijgen van zaken als accountmanagement en rechtmatig aanbesteden vraagt vaak al veel tijd. Duurzaamheidsmedewerkers kunnen beperkt helpen, want zij zijn zelf ook vaak te druk en focussen vooral op de energietransitie. Bovendien hebben zij lang niet altijd verstand van inkooptechnieken en aanbestedingsprocedures. De welwillendheid verdwijnt in de hectiek van alledag en het goed willen uitvoeren van de primaire taken. Het is al snel: ‘dat moet een ander maar doen.’ Zie hier de basis van de ‘Bermudadriehoek’ duurzaam en circulair inkopen.
Een aanbesteding begint met een inkoopvraag, bijvoorbeeld een nieuwe rotonde. Hier is iemand inhoudelijk verantwoordelijk voor die veel weet over rotondes, bijvoorbeeld een projectleider, maar niet noodzakelijk (goed) weet hoe dit duurzaam en/of circulair aan te besteden. Dat vindt hij of zij ook niet nodig, daarvoor zijn de medewerker duurzaamheid en de inkoopadviseur. Daardoor kan de projectleider zich richten op belangrijke aspecten als risicomanagement en omgevingsmanagement. De medewerker duurzaamheid heeft niet noodzakelijk verstand van (het aanbesteden van) rotondes en vindt dat de projectleider zelf wel meer aan duurzaamheid zou mogen doen. En voor het duurzaam inkopen is er de inkoopadviseur. Die vindt op zijn of haar beurt dat het probleem van de anderen nu ineens – en vaak op het laatste moment – op het toch al overlopende bordje komt. Het resultaat is dat, ondanks alle goede bedoelingen, er weinig gebeurt.
Wat is nodig?
Het oplossen van deze Bermudadriehoek begint bij duidelijke verantwoordelijkheden en samenwerkingsafspraken. Vervolgens gaat het om (het organiseren van) capaciteit en tijd. Een gezamenlijk intern opgesteld ondersteuningskader van standaarden, leidraden en praktijkvoorbeelden ‘duurzaam inkopen’ helpt (bijvoorbeeld als bijlage van een Handboek buitenruimte, uitwerking in moederbestek, etc.), net als betere planning met voldoende doorlooptijd zodat niet alles op het laatste moment onder extreme tijdsdruk moet.
Professional in de openbare ruimte? Dan lees je Stadswerk Magazine!
Hierbij is het nog beter als vooruitgeprogrammeerd wordt bij de meerjaren of jaarplanning van assets en projecten. Zo kun je al in een vroeg stadium gezamenlijk bepalen waar op een meer regulier of voorwaardenstellend traject in te zetten, en waar op meer circulaire ambitie. Probeer circulaire elementen bij reguliere trajecten simpel te houden en tijdrovende Grafische weergaven van de Bermudadriehoek. complexe circulaire aanbestedingsvormen gericht in te zetten waar je echt het verschil kan maken.
De beste investering voor duurzame en circulaire projecten is niet de zoveelste pilot, maar meer mensen. Alle betrokkenen krijgen zo meer tijd om kennis op te doen en om circulariteit regulier op te pakken in projecten. Een aparte adviseur duurzaam en circulair inkopen kan daarbij een waardevolle toevoeging zijn. Maar ook deze adviseur kan niet alles en verbreding in de organisatie blijft nodig. Een aparte adviseur kan dat zelfs in de weg zitten, als de anderen vinden dat ze er nu helemaal niet meer van hoeven te zijn.
Gezien de huidige krapte op de arbeidsmarkt is het niet simpel om meer bezetting te organiseren, zeker niet voor kleinere overheidsorganisaties. Dan helpt meer samenwerking. Zo besloot de provincie Utrecht het Utrechtse Regionaal Circulair Inkoop Overleg te versterken met externe ondersteuning door Circular Support en Arcadis. In dit netwerk van gemeenten en waterschappen worden periodiek kennis, goede voorbeelden, formats en andere tips uitgewisseld, maar men kan daarnaast een beroep doen op de externe ondersteuning bij circulaire aanbestedingstrajecten.
Wat ook helpt is het gerichter inzetten van (ingenieurs)bureaus die worden ingehuurd voor de realisatie van projecten. Zorg ervoor dat zij vanaf het begin de opdracht hebben om naast een duurzaam plan ook een duurzame aanbesteding te helpen realiseren. Zorg er vervolgens voor dat de leerervaringen van een dergelijk traject goed in de organisatie worden geborgd, bijvoorbeeld bij een interdepartementaal kernteam duurzaamheid.
Blijvende aandacht
Tenslotte blijft herhaalde aandacht voor het thema vanuit de ambtelijke- en politieke leiding belangrijk. Alle lagen in de organisatie moeten merken dat het ertoe doet en dat men niet kan achterblijven. Zorg bijvoorbeeld dat bij stafoverleg duurzaam en circulair inkopen regelmatig aandacht krijgt. Wat loopt er en hoe gaat dat? Samenvattend: als duurzaam en circulair aanbesteden voldoende ruimte, een goede structuur en voldoende ondersteuning en aandacht krijgt, gaat het pas echt groeien en bloeien.
Van onze partner, Stadswerk Magazine (nummer 1, 2022). Tekst: Lisette Klok, Laura Kleerekoper en Jeroen Kluck, Hogeschool van Amsterdam. Erica Caverzam Barbosa, Waternet
Foto bovenaan: Wiley Sage, CC BY-SA 4.0, via Wikimedia Commons
