HIOR in Nijmegen: Digitaal Handboek geeft overzicht en stroomlijnt proces
De gemeente Nijmegen en adviesbureau PLANTERRA werkten de afgelopen jaren intensief samen aan het verbeteren van het werkproces voor de integrale herinrichting van de openbare ruimte. De digitale tool HIOR.nl bleek de uitkomst om de regie te behouden én werk te maken van maatschappelijke opgaven.
Sinds de jaren ’60 zijn Nederlandse steden door de aanleg van nieuwe woonwijken gestaag gegroeid. Bij de afronding van nieuwe woonwijken werd de openbare ruimte opgeleverd en in beheer aan de gemeente overgedragen. Om de kwaliteit van de openbare ruimte te waarborgen, voerde de gemeente door de jaren heen onderhoudsmaatregelen uit.
Denk hierbij aan het snoeien van beplanting, rechtzetten van verkeersborden en herstraten van voetpaden. Van grootschalige vervangingswerkzaamheden was nog geen sprake omdat de openbare ruimte hier nog niet aan toe was. Op kleine schaal werden wel wegen en groenvlakken vervangen, maar alleen als ze niet meer aan de kwaliteitseisen voldeden. Het initiatief voor kleine vervangingen kwam meestal rechtstreeks vanuit de desbetreffende beheerder en integrale afstemming was niet nodig.
Beheer in beweging
Het beheervak is echter sterk in beweging. Waar van oudsher voornamelijk de gemeente aan zet was, zijn tegenwoordig ook nutsbedrijven, buurtbewoners, belangenorganisaties, aannemers en projectontwikkelaars betrokken. Ook zijn er steeds meer maatschappelijke opgaven waar de openbare ruimte aan moet bijdragen: klimaatadaptatie vraagt om vergroening, straten moeten opengelegd worden voor warmtenetten en gezondheid wordt bevorderd door speel- en ontmoetingsplekken.
Professional in de openbare ruimte? Dan lees je Stadswerk Magazine!
Volgens Iris Cockx, adviseur bij PLANTERRA, kan de potentiële bijdrage die beheer kan leveren aan deze opgaven nauwelijks overschat worden, zeker nu. ‘De houdbaarheidsdatum van de openbare ruimte in wijken uit de jaren ‘60 en ‘70 komt in zicht. Dat betekent dat grote delen van de openbare ruimte binnenkort toe zullen zijn aan volledige vervanging. Deze vervangingsgolf is een enorme kans om de inrichting van de openbare ruimte aan te passen aan de wensen van nu. Immers, als een wijk toe is aan vervanging is het een relatief kleine moeite om de wijk direct duurzaam, groener en gezond terug aan te leggen. Het omgekeerde is helaas ook waar: het is erg kostbaar om te vergroenen, te verduurzamen of een warmtenet aan te leggen als de openbare ruimte zojuist is vervangen. Dergelijk dubbel werk kost tijd, geld en zorgt voor extra overlast.’
Eisen voor beheer in de 21e eeuw
Met de vervangingsgolf en opgaven als klimaatverandering voor de boeg zal beheer dus haar ad-hoc werkwijze moeten aanpassen. Beheerders in de 21e eeuw moeten meekoppelkansen kunnen benutten en verlies van tijd, geld en kapitaalgoederen voorkomen. Te midden van alle stakeholders en activiteiten ben je dus als beheerder op zoek naar overzicht en invloed op de planning van projecten in je stad. Een manier om dit te bereiken is door de beheerder al in een vroeg stadium bij projecten te betrekken. Zo kan deze meedenken met de integrale uitdagingen van een locatie en advies geven over zaken die bijdragen aan beter beheer van de openbare ruimte. En zo behoudt de gemeente de regie, komt men niet voor verrassingen te staan in een latere projectfase en wordt de openbare ruimte ingericht volgens de meest recente beleidsuitgangspunten.
Integrale aanpak Nijmegen
Proberend te voldoen aan deze eisen, heeft de gemeente Nijmegen een werkproces ingericht onder leiding van Inge van den Hoogen, strategisch adviseur beheer openbare ruimte en opgavetrekker vervangingsgolf. Hierbij speelt het digitale Handboek Inrichting Openbare Ruimte (HIOR) een belangrijke rol. Hierin staan alle projecten in de openbare ruimte overzichtelijk in één digitale omgeving. Je kunt inzien in welke fase ieder project zit, welke richtlijnen er gelden per planfase per project en wie er in het projectteam zitten. In elke planfase worden belangrijke richtlijnen vanuit beheer en beleid meegegeven en worden gesprekken over de aandachtspunten gevoerd. ‘De beheerder denkt dus direct mee en zorgt hiermee dat er afstemming is tussen de verschillende partijen.
Zo verandert de beheerder in een belangrijke adviseur’, vertelt Inge. In Nijmegen is bepaald dat projecten al in een vroeg planstadium ingevoerd moeten worden, zodat jaren van tevoren al duidelijk is welke projecten eraan gaan komen en actief kan worden gezocht naar meekoppelkansen binnen de openbare ruimte. Plannen voor bijvoorbeeld snelfietsroutes worden ingebracht vanuit de afdeling mobiliteit, de ideeën van bewoners via de wijkregisseur en een vervangingsopgave van bomen vanuit beheer. Door alle disciplines, waaronder beheer, in een vroeg stadium te betrekken bij de formulering van een project wordt de scope ervan groter en meer integraal.
Verbeterde samenwerking
Wat Inge opvalt in Nijmegen is dat de samenwerking tussen de gemeente en externe partijen makkelijker en efficiënter verloopt sinds de nieuwe werkwijze. Niet alleen de gemeente maar ook externe partijen hebben namelijk via het digitale handboek in één oogopslag overzicht over de projecten die spelen en waar rekening mee moet worden gehouden. Door het proces waarin de verschillende planfases worden doorlopen duidelijk neer te zetten bij externe partijen, lopen zij later in het project niet tegen verassingen aan. Van den Hoogen: ‘Nu deze werkwijze eenmaal geland is bij ontwikkelaars, is slechts bij één op de drie projecten nog een integraal overleg nodig. De overige projecten worden allemaal via HIOR.nl doorlopen.’
Bij ieder project worden de gemaakte afspraken gedocumenteerd in het digitale handboek. Naast dat dit preventief werkt, kun je hier altijd op terugvallen in situaties waar onenigheid is ontstaan tussen de gemeente en bijvoorbeeld een aannemer. Van den Hoogen: ‘Grofweg twee keer per jaar ontstaat zo’n conflict. Met deze nieuwe tool kunnen we een aannemer dan gemakkelijk laten zien waar en wanneer een afspraak is gemaakt. Zo ontdekten we ooit dat een aannemer geen rekening had gehouden met de natte ondergrond waardoor een veld heel drassig was. Via HIOR.nl konden we het bewijs leveren dat we dit vooraf wél hadden afgesproken en zodoende het conflict oplossen.’ De samenwerking in Nijmegen gaat zelfs nog verder. In eerste instantie werden veel richtlijnen gevuld vanuit de beheerafdeling maar tegenwoordig worden ze ook opgesteld met de beleidsadviseurs en zelfs met de opdrachtnemers. Ook de inhoud van het handboek wordt door deze samenwerking steeds meer integraal.
De toekomst van beheer
Voor gemeenten die ook worstelen met de veranderende eisen voor beheer kan Nijmegen als inspirerend voorbeeld fungeren. Want of je nu aan klimaatverandering, de energietransitie, gezondheid of eenzaamheid werkt, één ding is duidelijk volgens Iris Cockx: ‘Een integraal handboek voor de inrichting van de openbare ruimte is geen pre, maar een vereiste voor een effectieve aanpak in de openbare ruimte!’
Gert Oosterhuis was ten tijde van het schrijven dit artikel werkzaam voor PLANTERRA.
Van onze partner, Stadswerk Magazine (nummer 2, 2023). Tekst: Joachaz van Keulen, PLANTERRA; en Gert Oosterhuis
